MINISTÉRIO DOS TRANSPORTES
AGÊNCIA NACIONAL DE TRANSPORTES TERRESTRES
DIRETORIA COLEGIADA
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 22, DE 7 DE AGOSTO DE 2023
Aprova o Regulamento do Processo Eletrônico no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações - SEI! e define normas, rotinas e procedimentos de instrução processual, protocolo e arquivo na ANTT.
A Diretoria Colegiada da Agência Nacional de Transportes Terrestres - ANTT, no uso de suas atribuições, fundamentada no art. 105, inciso II, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 5.976, de 7 de abril de 2022, no Voto DG - 035, de 1º de agosto de 2023, e no que consta do processo nº 50500.125418/2022-80;
Considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
Considerando o disposto na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, sobre a elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
Considerando o disposto na Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015, que instituiu o Código de Processo Civil (CPC);
Considerando o disposto na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da administração pública federal;
Considerando o disposto na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, sobre a informatização do processo judicial;
Considerando o disposto na Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública;
Considerando o disposto no Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017, sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos e dá outras providências;
Considerando o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII, do art. 5º; no inciso II, do § 3º, do art. 37; e no § 2º, do art. 216, da Constituição Federal;
Considerando o disposto no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;
Considerando o disposto na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 e na Portaria Interministerial nº 11, de 25 de novembro de 2019, ambas dos Ministérios da Justiça e da Economia, que dispõem, respectivamente, sobre os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal e a utilização do Número Único de Protocolo (NUP);
Considerando o disposto na Resolução nº 37, de 19 dezembro de 2012, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;
Considerando o disposto na Lei nº 14.124 de 29 de março de 2021, sobre princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital e para o aumento da eficiência pública; e
Considerando o que consta no processo nº 50500.125418/2022-80, resolve:
Art. 1º Aprovar o Regulamento do Processo Eletrônico no âmbito do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e definir normas, rotinas e procedimentos de instrução processual, protocolo e arquivo na ANTT.
CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I - Anexação de Processos: união definitiva de um ou mais processos a outro processo, considerado principal, desde que tratem do mesmo assunto;
II - Assinatura Digital: assinatura eletrônica gerada através de certificado digital, que garanta sua autenticidade;
III - Arquivo Central: Arquivo responsável pela guarda intermediária e permanente de acervos documentais da ANTT;
IV - Atividades de Protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação, expedição e autuação de documentos avulsos para a formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes;
V - Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;
VI - Base de Conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;
VII - Barramento de Serviços: módulo integrado ao SEI-ANTT que permite envio e recebimento de processos administrativos eletrônicos entre órgãos ou entidades de maneira segura e com confiabilidade de entrega, desde que a outra parte também esteja conectada à solução;
VIII - Captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI;
IX - Certificado Digital: é um produto que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora (AC);
X - Código de Classificação de Documentos de Arquivo: instrumento de trabalho utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos;
XI - Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;
XII - Credencial de Acesso: permissão dada a usuário específico para atuar em processo categorizado como sigiloso no SEI;
XIII - Despacho: forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos ou processos, podendo ser informativo, decisório ou de mero acompanhamento;
XIV - Detentor do Processo Eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos para instrução processual;
XV - Documento Arquivístico: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da Administração Pública, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;
XVI - Documento Cancelado: documento nato-digital ou digitalizado cancelado por não fazer parte do objeto do processo, que tenha sido inserido indevidamente, ou cujo conteúdo passou a ser registrado em suporte físico por conter informação passível de classificação de acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011;
XVII - Documento Digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) Nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e
b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.
XVIII - Documento Externo: documento arquivístico digital de origem externa ao SEI, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido na ANTT ou por ela recebido;
XIX - Documento Gerado: documento arquivístico nato-digital produzido diretamente no SEI;
XX - Documento Preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo;
XXI - Informação Pública: informação, de qualquer espécie e independente do suporte, submetida ao acesso público irrestrito;
XXII - Informação Classificada: classificação conferida em razão da imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, à qual é atribuído grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto, conforme estabelecido pelos art. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011;
XXIII - Informação Sigilosa: informação, de qualquer espécie e independente do suporte, submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de hipótese legal de sigilo;
XXIV - Intimação Eletrônica: envio, diretamente pela ANTT ao usuário externo previamente cadastrado, de documentos digitais, visando à comunicação de atos processuais em meio eletrônico;
XXV - Nível de Acesso: forma de controle de acesso de usuários aos documentos no SEI, quanto à informação neles contida, de acordo com as seguintes regras:
a) Público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários, inclusive pelo público externo;
b) Restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e
c) Sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI sobre o processo.
XXVI - Número do Documento: código numérico sequencial ou sequencial anual relacionado ao tipo de documento, presente em seu cabeçalho;
XXVII - Número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;
XXVIII - Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo Federal;
XXIX - Parametrização: processo de configuração do SEI ou de módulos do sistema;
XXX - Peticionamento Eletrônico: envio, diretamente por usuário externo previamente cadastrado, de documentos digitais, visando formar novo processo ou compor processo já existente, por meio disponibilizado no SEI;
XXXI - Processo Eletrônico Nacional (PEN): infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico, que visa à obtenção de substanciais melhorias no desempenho da gestão processual, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos;
XXXII - Processo Principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação ou relacionamento de um ou mais processos como complemento a seu andamento ou decisão;
XXXIII - Protocolo.GOV.BR: serviço de protocolização eletrônica disponível no Portal de Serviços do Governo Federal (gov.br) que possibilita ao cidadão o envio eletrônico de documentos, solicitações e requerimentos endereçados à Agência Nacional de Transportes Terrestres sem a necessidade de se deslocar fisicamente até uma unidade de protocolo ou enviar correspondência postal;
XXXIV - Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o formato textual de forma a permitir, por exemplo, pesquisa no conteúdo do texto;
XXXV - Sistema Eletrônico de Informações (SEI): sistema oficial de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos na ANTT;
XXXVI - Sobrestamento de Processo: interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro processo;
XXXVII - Tramita.GOV.BR: plataforma digital de comunicação entre sistemas de processo administrativo eletrônico, integrante do Processo Eletrônico Nacional - PEN, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;
XXXVIII - Unidades de Protocolo: responsáveis pelas atividades de protocolo e auxílio ao usuário externo sobre questões correlatas, localizadas na sede da ANTT e nas Coordenações Regionais de Apoio Logístico - COLOGs, as quais terão disponibilidade mínima de 8 horas diárias de atendimento ao público externo, excetuando-se os horários de atendimento especial estabelecidos por ato da Diretoria-Geral ou por ato de abrangência a toda administração pública federal;
XXXIX - Unidade Organizacional: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional e de processos da ANTT;
XL - Usuário Colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo na ANTT que tenha seu cadastramento solicitado pelo respectivo supervisor;
XLI - Usuário Externo: pessoa natural externa à ANTT autorizada, mediante cadastro prévio, a ter acesso ao SEl para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa natural ou de pessoa jurídica, incluindo assinar documentos disponibilizados para este fim, peticionar e receber intimações em meio eletrônico; e
XLII - Usuário Interno: servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício na ANTT que tenha acesso, de forma autorizada, para atuar em processos administrativos eletrônicos do SEI.
CAPÍTULO II
DAS DIRETRIZES E OBJETIVOS
Art. 3º Esta Instrução Normativa atenderá às seguintes diretrizes e objetivos:
I - redução de custos operacionais, financeiros e ambientais associados à impressão, à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;
II - agilidade na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos com redução de procedimentos em meio físico;
III - integração com os sistemas de processo eletrônico de outros órgãos e entidades da administração pública federal com o compartilhamento de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;
IV - garantia da qualidade e confiabilidade dos dados e das informações disponíveis, suprimindo perdas, extravios e destruições indevidas de documentos e processos;
V - aumento da produtividade e da celeridade na tramitação de processos, permitindo e ampliando a gestão do conhecimento através da análise de fluxos de processos; e
VI - satisfação do público usuário.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 4º Compete à Coordenação de Gestão Documental e Processo Eletrônico - CGDOC a gestão do SEI-ANTT, bem como as seguintes atribuições:
I - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, às necessidades da ANTT e aos padrões de uso e evoluções definidos no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN);
II - promover suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à adequada utilização do SEI;
III - parametrizar as regras negociais do SEI e módulos agregados nos termos da legislação aplicável;
IV - analisar e propor as melhorias no sistema, observando as diretrizes estabelecidas no instrumento de cessão de uso da ferramenta;
V - propor revisões das normas afetas ao processo eletrônico; e
VI - orientar a padronização das atividades de protocolo e arquivo às Unidades de Protocolo da ANTT.
Art. 5º Compete à Superintendência de Tecnologia da Informação - SUTEC:
I - garantir recursos de tecnologia da informação, recursos materiais e infraestrutura para manutenção e sustentação do SEI e de seus módulos;
II - garantir suporte tecnológico referente à preservação e à segurança das bases de dados do SEI; e
III - mediante diretrizes alinhadas junto à CGDOC:
a) implementar as atualizações de versões do sistema e de seus módulos, quando disponibilizadas pelos respectivos desenvolvedores;
b) analisar a viabilidade e parametrizar, quando for o caso, a integração de outros sistemas ao SEI; e
c) extrair informações das bases de dados do sistema para fins de auditorias e relatórios, conforme demanda da área gestora.
Art. 6º Compete às Unidades de Protocolo:
I - conferir, receber, classificar, digitalizar, registrar e tramitar documentos e processos recebidos na ANTT, no caso de documentação recebida fisicamente;
II - realizar a triagem dos documentos recebidos por meio da plataforma Protocolo.GOV.BR, destinando-os ao SEI-ANTT quando for o caso; e
III - receber, conferir, classificar e tramitar documentos e processos recebidos no SEI-ANTT por meio do Peticionamento Eletrônico, Protocolo.GOV.BR e Tramita.GOV.BR.
Art. 7º Compete a todas unidades organizacionais:
I - cooperar no aperfeiçoamento da gestão de documentos e da informação da ANTT, em consonância com as normas arquivísticas;
II - consultar diariamente o sistema, a fim de verificar o recebimento de processos administrativos eletrônicos;
III - observar os prazos de retorno e de conclusão dos processos abertos na unidade;
IV - quando necessário, alterar o tipo de cada processo que tramitar pela unidade, adequando-o ao assunto correspondente;
V - observar, ao iniciar um processo, a escolha adequada do tipo de processo, considerando que a classificação por assunto, com base na tabela de temporalidade, é vinculada ao tipo processual selecionado;
VI - propor a desativação, atualização ou inserção de novos tipos de processos e de documentos específicos relativos à sua área de atuação;
VII - criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;
VIII - operacionalizar os pedidos de vista e cópia formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área;
IV - revisar, imediatamente, o nível de acesso restrito decorrente de protocolização de documento de procedência externa;
X - revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos processos e documentos de sua competência, ampliando ou limitando seu acesso, segundo legislação aplicável;
XI - revisar, obrigatoriamente, o nível de acesso restrito de documento preparatório após a decisão subsequente; e
XII - gerenciar as permissões de acesso dos usuários internos à unidade e solicitar à CGDOC, por intermédio da autoridade competente, a desativação de usuário que não mais exerça suas atividades no setor.
Art. 8º Compete aos usuários internos do SEI:
I - zelar pela correta utilização do sistema;
II - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;
III - assinar termo de responsabilidade e confidencialidade relacionado ao acesso às informações provenientes do SEI;
IV - não divulgar indevidamente as informações restritas e sigilosas a que tiver acesso em função de seu credenciamento no SEI, sob pena de responsabilização; e
V - responder por ações ou omissões que coloquem em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações em que esteja habilitado.
CAPÍTULO IV
DOS PERFIS DE SISTEMA
Art. 9º Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos, bem como gerar documentos no âmbito do SEI, de acordo com os seguintes perfis e funcionalidades:
I - Administrador Geral, responsável por criar, cadastrar e parametrizar:
a) as unidades administrativas;
b) os usuários internos;
c) os tipos de processos;
d) os tipos de documentos;
e) os padrões oficiais de documentos;
f) as classificações arquivísticas;
g) as hipóteses legais de sigilo de informações; e
h) as demais funções de gerenciamento do SEI-ANTT e módulos agregados.
II - Administrador de Unidade, destinado aos chefes de Unidade Organizacional, responsável por:
a) propor as assinaturas disponíveis de sua unidade;
b) assegurar o descredenciamento dos usuários que não estejam em exercício na unidade;
c) solicitar a criação ou alteração de tipo de processo ou documento, bem com suas regras de acesso;
d) reordenar os documentos na árvore do processo no âmbito de sua unidade;
e) manter atualizados os dados cadastrais da unidade;
f) cancelar documentos gerados na sua unidade; e
g) sobrestar processos.
III - Básico, destinado aos usuários que executem atividades de criação, instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos; e
IV - Colaborador, destinado aos usuários que necessitem realizar as atividades do perfil Básico, com exceção da assinatura de documentos.
§ 1º A CGDOC poderá criar novos perfis não previstos nesta Instrução Normativa, visando segregar funcionalidades do sistema para fins de controle e gestão.
§ 2º Deverá ser atribuído perfil de acesso Básico ao servidor ou empregado público em exercício na ANTT que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais e executar suas atribuições legais.
§ 3º Poderá ser atribuído perfil de acesso Básico ao servidor público que, embora não se encontre em exercício na ANTT, tenha sido designado para atuar como presidente ou membro de comissão de sindicância ou de processo administrativo disciplinar no âmbito da ANTT.
§ 4º O usuário com perfil Básico somente poderá assinar documento no SEI com a denominação do cargo efetivo ou cargo comissionado, sendo que neste caso são adotadas as denominações definidas na legislação.
§ 5º Deverá ser atribuído perfil de acesso Colaborador ao prestador de serviço terceirizado ou estagiário da ANTT que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades.
Art. 10. O usuário interno poderá ser credenciado em mais de uma unidade, desde que o titular da outra unidade ou seu superior hierárquico autorize a inclusão.
Art. 11. O cadastro de usuário interno do colaborador será efetivado unicamente mediante solicitação de chefia de Unidade Organizacional, que será responsável por acompanhar as ações realizadas pelo colaborador no SEI.
Art. 12. Os usuários colaboradores não poderão assinar documentos oficiais no âmbito do SEI.
§ 1º Nos casos em que for necessária a assinatura no SEI-ANTT por colaborador, este deverá realizá-la como usuário externo.
§ 2º Todo usuário colaborador deverá ter cadastro como Usuário Externo no SEI-ANTT para que, por meio do Acesso Externo do SEI, possa assinar documentos necessários perante a ANTT e para fins de peticionamento e intimação eletrônicos, mesmo após o fim do vínculo com Agência.
CAPÍTULO V
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Seção I
Das Disposições Gerais
Art. 13. Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.
§ 1º Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida nesta Instrução Normativa, serão considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 2º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais por meio do Peticionamento Eletrônico e do Protocolo.GOV.BR , sendo que os documentos digitalizados terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados na forma do § 2º será necessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos §§ 5º e 6º deste artigo.
§ 4º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do § 2º são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.
§ 5º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início à diligência para a verificação do documento objeto da controvérsia.
§ 6º A ANTT poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias, do documento original digitalizado nesta Agência ou enviado por usuário externo por meio de Peticionamento Eletrônico ou Protocolo.GOV.BR, sob pena de invalidação ou desentranhamento dos autos.
Art. 14. Os processos eletrônicos produzidos no SEI receberão um Número Único de Protocolo - NUP automático, quando se tratar de um novo processo, ou informado manualmente, quando se tratar de documento ou processo já existente em suporte físico ou eletrônico.
Art. 15. Para a abertura de um processo eletrônico deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento documental, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:
I - ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;
II - escolher adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado, em caso de incorreção, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto;
III - descrever a especificação do processo de forma objetiva, clara e ortograficamente correta, a qual poderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto;
IV - informar o(s) interessado(s) e o remetente do processo de acordo com o padrão descrito em norma operacional, verificando antes se cada um encontra-se disponível no SEI, caso em que deverá ser selecionado e não inserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros de contatos na base de dados do sistema;
V - observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e
VI - ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuídos, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.
Art. 16. Quando admitidos, os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico serão digitalizados e capturados para o SEI em sua integridade, observado que:
I - a assinatura eletrônica no SEI por servidor público representa a conferência da integridade e autenticidade do documento digitalizado; e
II - documentos que contenham informações que devam ter seu acesso público limitado deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação pertinente.
§ 1º A conferência prevista no inciso I deste artigo deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente.
§ 3º Os documentos digitalizados de originais e de cópias devidamente autenticadas, desde que autenticados por servidor público por ocasião da inclusão aos processos administrativos eletrônicos, têm o mesmo valor probante dos originais, e aqueles digitalizados de cópias simples terão valor de cópia simples.
Art. 17. Poderão ser criadas, no SEI, unidades de fluxo de trabalho não constituídas formalmente na estrutura organizacional, para fins de recebimento e trâmite de processos correspondentes a atividades que gerem demandas expressivas de movimentação, as quais deverão estar vinculadas a uma unidade administrativa formal e monitoradas quanto ao recebimento de processos administrativos eletrônicos.
Parágrafo único. A autoridade responsável na unidade administrativa deverá formalizar solicitação fundamentada de criação de unidade de fluxo de trabalho, direcionada à CGDOC e fornecer os nomes dos servidores que nela atuarão.
Seção II
Da Produção de Documentos
Art. 18. O documento oficial produzido na ANTT deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, quando couber, observando o seguinte:
I - documentos internos receberão Número SEI e, quando aplicável, numeração sequencial específica;
II - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em conformidade com os arts. 9º e 12 desta Instrução Normativa;
III - documentos que demandem análise preliminar de sua minuta por outra área devem ser formalizados por meio de tipo de documento minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; e
IV - documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.
§ 1º Quanto ao disposto no inciso IV deste artigo, em se tratando de documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente no teor do documento, indicando as unidades participantes.
§ 2º Quando o documento contiver elemento cuja formatação seja incompatível com o editor de textos, referido elemento poderá ser capturado para o SEI como documento externo, utilizando o formato Portable Document Format (PDF) e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).
§ 3º Os limites de tamanho individual de arquivo para inserção no SEI-ANTT são de 600MB para usuários internos e de 400MB para usuários externos, e poderão ser redefinidos a qualquer momento de acordo com disponibilidade técnica da infraestrutura do sistema.
§ 4º Os limites estabelecidos no § 3º do caput não se aplicam quando o documento fizer parte de processo que necessite ser tramitado por meio do Barramento de Serviços, Tramita.GOV.BR, quando o limite será definido pelas configurações do sistema do órgão destinatário.
§ 5º Os documentos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, de forma que cada arquivo não ultrapasse o limite de que trata o § 3º.
§ 6º Documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de tamanho do arquivo suportado pelo sistema devem ser mantidos em servidor online (armazenamento em nuvem), inserindo a informação do link de acesso no processo correspondente.
§ 7º Os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata por servidores da ANTT e terceiros poderão ser formalizados em meio físico e posteriormente digitalizados e capturados como documentos externos para o SEI.
Art. 19. Não devem ser produzidos ou inseridos no SEI:
I - documentos e processos classificados em grau de sigilo, conforme os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011;
II - jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico;
III - correspondências particulares; e
IV - documentos e processos físicos arquivados que não terão continuidade de trâmite.
§ 1º Os documentos e processos de que trata o inciso I do caput devem ser mantidos em suporte físico, observando-se os procedimentos previstos no Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012.
§ 2º O disposto nos incisos II e III do caput não se aplica a documentos que sejam submetidos ou relacionados ao propósito de instrução de processo administrativo.
§ 3º O SEI-ANTT não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos e processos que tiveram seus trâmites físicos concluídos.
Art. 20. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI, para questões urgentes que não possam esperar o restabelecimento do sistema, estes podem ser produzidos em suporte papel e assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI.
Seção III
Da Assinatura Eletrônica
Art. 21. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no SEI-ANTT terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:
I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); ou
II - assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.
§ 1º As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º A autenticidade de documentos internos do SEI pode ser verificada em endereço na internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC.
§ 3º A assinatura eletrônica de documentos implica a aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e a responsabilidade do usuário por sua utilização indevida.
Seção IV
Da Recepção de Documentos, Digitalização e Captura para o SEI
Art. 22. Cabe ao agente público, no momento do recebimento de um documento produzido por pessoa física ou jurídica externa à ANTT, determinar, de forma cautelar, o nível de acesso restrito à informação. A área técnica de destino deverá reavaliar e dar tratamento adequado, a fim de assegurar a proteção da informação, observada a disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Art. 23. Os documentos a serem capturados para o SEI observarão os seguintes procedimentos:
I - os documentos de procedência externa recebidos pelo protocolo em suporte papel deverão ser carimbados e assinados com registro da data de recebimento pelo Protocolo, antes de digitalizados e capturados para o SEI;
II - imediatamente a seguir, deve ser realizada a digitalização e captura para o SEI, em sua integralidade, de acordo com suporte original, gerando uma fiel representação em código digital, com indicação da datação do documento no campo próprio;
III - a realização do processo de digitalização de documentos e processos em suporte papel deverá ser efetivada em formato PDF e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR);
IV - após a digitalização e captura para o SEI, deverá ser anotado seu Número SEI no canto superior direito da primeira página do documento em meio físico, remetendo oportunamente o documento físico para o Arquivo Central - CGDOC; e
V - documentos de procedência externa capturados para o SEI pelas Unidades de Protocolo terão provisoriamente nível de acesso Restrito próprio, de forma a salvaguardar informação possivelmente sigilosa, devendo ser imediatamente revisto pela área responsável pelo processo.
§ 1º O documento externo registrado em um novo processo pelo protocolo será anexado ou movido ao processo eletrônico principal, quando for o caso, pela unidade responsável.
§ 2º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, devidamente justificados, a digitalização de processos ou documentos de procedência externa, recebidos em suporte papel, poderá ser efetuada em até cinco dias úteis, contados da data de sua entrega à ANTT.
§ 3º Toda correspondência remetida ao endereço da ANTT será aberta pelas Unidades de Protocolo, ressalvado o disposto no §4º.
§ 4º No caso de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelo Protocolo com indicação de informação sigilosa no envelope, não será efetivada sua digitalização no momento do recebimento no Protocolo, que os encaminhará à área responsável, por meio de procedimento que garanta sua tramitação, sem violação do respectivo envelope, que efetivará os procedimentos pertinentes dispostos nesta Instrução Normativa.
§ 5º Processos de procedência externa, recebidos em suporte físico, serão protocolizados no SEI com NUP próprio da ANTT, exceto se já possuírem NUP, quando deverão ser digitalizados e capturados para o SEI mantendo-se o NUP do órgão ou entidade do Poder Executivo Federal de origem.
§ 6º No recebimento de documentos de procedência externa em suporte papel, o protocolo da ANTT poderá:
I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - quando a protocolização de documento original for acompanhada de cópia simples, atestar a conferência da cópia com o original, devolvendo o documento original imediatamente ao interessado e descartando a cópia simples após sua digitalização; ou
III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório serão, preferencialmente, devolvidos ao interessado ou mantidos sob a guarda da ANTT, nos termos de sua tabela de temporalidade e destinação; e
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples poderão ser descartados após realizada sua digitalização e captura para o SEI.
§ 7º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização ou captura para o SEI do documento recebido, este ficará sob a guarda da ANTT e será admitida sua tramitação física vinculada ao processo eletrônico pertinente.
Art. 24. A conversão de processos em suporte papel para eletrônico deve obedecer aos seguintes procedimentos:
I - cada volume do processo deve ter seu próprio representante digital;
II - caso o processo possua mídia fisicamente juntada, seu conteúdo deverá ser compactado, preferencialmente, em um único arquivo de formato padrão ZIP e capturado para o respectivo processo eletrônico do SEI;
III - o inteiro teor do processo em suporte papel e seus arquivos devem ser capturados para o SEI na seguinte ordem:
a) arquivos PDFs da digitalização de cada volume do processo em sequência; e
b) arquivos de mídia porventura existentes, na sequência em que foram juntados no processo em suporte papel.
IV - o último documento em papel juntado aos autos originais em suporte físico, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, assinado por servidor, produzido no SEI, no qual será registrada a conversão do processo em suporte papel para eletrônico, conforme modelo disponibilizado, indicando:
a) o número do processo objeto da conversão e seu interessado;
b) a informação do encerramento da tramitação do processo em suporte papel, sendo vedada qualquer juntada física de novos documentos para, a partir de então, ter continuidade de sua tramitação somente por meio do SEI;
c) a informação do número da folha em que se encerrou a tramitação do processo em suporte papel, bem como a quantidade de volumes e de mídias que o compõe;
d) informação do NUP dos processos anexos ou apensos, se houver, e observações pertinentes;
e) a unidade responsável pela conversão;
f) a data na qual se deu a conclusão do procedimento de conversão; e
g) a ressalva de equívoco constatado que não comprometa a instrução processual, se for o caso.
§ 1º O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI com seu NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador, e mantidos o mesmo interessado e data de autuação do processo.
§ 2º Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão ser oportunamente transferidos ao Arquivo Central - CGDOC.
§ 3º Nos casos em que os processos originalmente em suporte papel possuam apensos, a conversão deverá ser realizada individualmente tanto para o processo principal como para seus apensos, devendo, após a conversão, os apensos serem anexados no SEI ao processo principal.
Art. 25. Em se tratando de documento avulso interno que não possua NUP, o processo eletrônico a ser aberto no SEI deve seguir a numeração automática do sistema. Caso o documento avulso possua NUP, deve-se abrir um processo com o tipo correspondente mantendo-se o NUP do documento.
Art. 26. Os processos e documentos avulsos em suporte papel deverão ser convertidos para eletrônico diretamente pelas áreas competentes, observados os procedimentos de conversão dispostos nesta Instrução Normativa.
Seção V
Da Tramitação de Processos
Art. 27. A tramitação de processos entre unidades do SEI-ANTT deve ser realizada utilizando-se a funcionalidade "Enviar Processo".
Parágrafo único. É vedada a utilização da funcionalidade "Atualizar Andamento" para registrar informações relevantes ao processo administrativo, tais como decisões, providências e ações de encaminhamentos.
Art. 28. Em caso de equívoco na movimentação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente:
I - a sua devolução ao remetente; ou
II - o seu envio para a área competente.
Parágrafo único. A Unidade Organizacional que constatar equívoco na destinação do processo por parte dos Protocolos, deverá restituí-los em até 24 horas ao Protocolo, para a correta destinação, ou redirecionar para a área correta e notificar ao Protocolo a ocorrência.
Seção VI
Do Envio e Expedição de Processos para Outros Órgãos/Entidades
Art. 29. O módulo de integração com o Processo Eletrônico Nacional - PEN no SEI poderá ser utilizado quando for necessária a tramitação de processos a órgãos ou entidades externos à ANTT.
§ 1º O trâmite do Processo pelo Barramento de Serviços, Tramita.GOV.BR, ocorrerá por meio de solicitação nos autos à CGDOC, que providenciará o envio caso o órgão ou entidade destinatário esteja fazendo uso da solução de que trata o caput.
§ 2º Em caso de impossibilidade técnica de uso da funcionalidade indicada no caput ou em caso do órgão ou entidade destinatário não esteja fazendo uso da solução, pode-se optar por uma das seguintes soluções:
I - disponibilização de acesso externo: A funcionalidade disponibiliza acesso externo de forma parcial ou integral do processo no SEI-ANTT;
II - protocolização eletrônica: protocolar o documento via Peticionamento Eletrônico ou outro sistema de protocolização eletrônica do órgão ou entidade destinatário, quando este dispuser desse tipo de solução, com a inserção do recibo gerado nos andamentos do processo no SEI-ANTT; ou
III - correspondência eletrônica: utilizar a funcionalidade "Enviar Correspondência Eletrônica" do SEI, quando o órgão destinatário aceitar essa forma de recebimento de documentos, com a inserção da confirmação de recebimento registrada nos andamentos do processo no SEI-ANTT.
§ 3º A expedição de documentos em suporte físico deverá ser feita em casos excepcionais, quando não for possível o envio nas formas estabelecidas no caput e em seu § 2º.
§ 4º Compete à unidade remetente entrar em contato com o protocolo do órgão ou entidade destinatário para confirmação do meio adequado de protocolização, tendo em vista os regramentos próprios de cada instituição.
Seção VII
Dos Níveis de Acessos
Art. 30. Os processos e documentos incluídos no SEI devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:
I - Público: permite consulta e acesso ao processo e documentos por usuários internos e externos;
II - Restrito: permite acesso e consulta ao processo, mas documentos são visualizados apenas nas unidades em que houver trâmite; e
III - Sigiloso: permite acesso por credencial a usuário interno.
§ 1º Os processos e documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.
§ 2º O usuário interno regimentalmente competente pelo processo, de ofício, segundo legislação aplicável, deverá definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso restrito ou sigiloso.
§ 3º Os níveis de acesso do SEI não se confunde com a classificação em grau de sigilo (Reservado, Secreto ou Ultrassecreto) fundamentada pela Lei nº 12.527¿, de 2011. Os documentos e/ou processos com informação classificada, terão tratamento em suporte físico, nos termos do Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, até a disponibilização pelo poder executivo federal de sistema eletrônico para tramitação e armazenamento compatíveis com os requisitos exigidos.
§ 4º O usuário interno poderá conceder acesso com nível de acesso restrito ou sigiloso a usuário externo, conforme legislação aplicável, devendo informar o motivo e prazo de validade para disponibilização do acesso.
Art. 31. Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão ter nível de acesso restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os correspondentes documentos.
Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica a documento preparatório cuja publicidade decorra de consulta pública ou de outras hipóteses previstas em lei ou em regulamentação específica.
Art. 32. Somente tipos de processos que forem parametrizados no SEI para permitir nível de acesso restrito ou sigiloso podem ser formalmente classificados.
Parágrafo único. As áreas competentes podem solicitar alteração no cadastro do tipo de processo para passar a permitir nível de acesso restrito ou sigiloso.
Seção VIII
Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos
Art. 33. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal constante do próprio processo ou de outro a partir do qual se determina o sobrestamento, observada a legislação pertinente.
§ 1º O documento no qual consta a determinação de que trata o caput deste artigo, juntamente com seu Número SEI e seu teor resumido, deve constar no campo "motivo" para sobrestamento do processo no SEI.
§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for retomada de sua regular tramitação.
Art. 34. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.
Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.
Art. 35. A anexação de processos deve ocorrer apenas quando houver a necessidade de união permanente de processos com o mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta.
§ 1º A ação de que trata o caput, quando necessária, deve ser executada no processo principal, e a partir desse momento o processo acessório não poderá mais receber novos documentos.
§ 2º A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação fundamentada em Termo de Desanexação de Processo à CGDOC, assinado pelo titular da unidade nos autos do processo principal.
Seção IX
Do Arquivamento e Classificação Arquivística
Art. 36. Todos os processos administrativos eletrônicos do SEI deverão ser classificados com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo da ANTT, para as atividades-fim, e com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos, para as atividades-meio.
§ 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a escolha do tipo de processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada, exceto quando o SEI apresentar mais de uma classificação configurada, caso em que deverá ser mantida a classificação adequada e excluídas as demais opções.
§ 2º Ao incluir novo documento nato-digital ou digitalizado, não é necessário preencher a classificação por assuntos, devendo permanecer a classificação atribuída ao processo.
§ 3º Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação, de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Art. 37. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios:
I - o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no sistema;
II - os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente, com exceção dos casos de devolução imediata dos originais ao usuário externo;
III - os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.
§ 1º O arquivamento do processo eletrônico para fins de avalição da classificação arquivística junto ao Arquivo Central (GGDOC), para acompanhamento do prazo de guarda e destinação final estabelecido na Tabela de Temporalidade da ANTT, dar-se-á mediante juntada de Termo de Arquivamento pela Unidade Organizacional competente pela matéria, nas seguintes situações:
a) Por indeferimento do pleito e esgotado todos os prazos ou instâncias recursais;
b) Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes, e esgotado todos os prazos ou instâncias recursais;
c) Pela expressa desistência do interessado;
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior ao estabelecido em legislação ou norma específica, por omissão da parte interessada; e
e) Perda de objeto, declarada por autoridade competente.
§ 2º O desarquivamento do processo dar-se-á mediante juntada de Termo de Desarquivamento nas seguintes situações:
a) Por nova análise da matéria, devido a recurso, novos fatos ou outros fatores; ou
b) Pela necessidade de inserção de documentos.
§ 3º Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, caso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final definida após verificada a extinção da vigência do ato correspondente.
§ 4º O arquivamento do acervo em suporte físico dar-se-á mediante transferência previamente agendada junto ao Arquivo Central (CGDOC), que, após a verificação da Guia de Transferência e a elaboração do Termo de Recebimento Definitivo de Documentos/Processos, disponibilizados e instruídos no SEI-ANTT, adotará os procedimentos de gestão documental de acordo com o disposto na legislação pertinente.
§ 5º Após efetivada a transferência do acervo físico conforme o § 4º, os documentos e processos somente serão disponibilizados, preferencialmente por meio do SEI-ANTT, a partir de solicitações emitidas pelas Unidades Organizacionais que os transferiram, ou Unidades Organizacionais superiores hierarquicamente, ou ainda por sucessoras das atribuições de unidades extintas por alteração regimental.
Art. 38. Os processos físicos e eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação de forma a não haver perda da integridade das informações.
Seção X
Da Exclusão e Cancelamento de Documentos e Processos
Art. 39. O usuário interno pode excluir documentos que ainda não tenham se estabilizado como oficiais, segundo regras sistêmicas do SEI, momento a partir do qual não será possível sua exclusão.
Parágrafo único. O documento excluído deixa de ser exibido na árvore de documentos do processo e não poderá ser recuperado.
Art. 40. Poderão ser excluídos, conforme regras próprias do SEI:
I - documento sem assinatura;
II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras unidades e que o processo do qual faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão na unidade; e
III - processo, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não possua documentos.
Art. 41. O cancelamento de documento no SEI-ANTT somente é permitido para anular documento que tenha sido inserido indevidamente, que não faça parte do objeto do processo ou cujo conteúdo passou a ser registrado em suporte físico por conter informação passível de classificação, quanto ao grau de sigilo, de acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011, devendo a ação ser registrada em documento, contendo a justificativa, pelo responsável autorizado.
§ 1º A ação de que trata o caput será formalizada por Termo de Cancelamento de Documento, cujo Número SEI e teor resumido devem constar no campo motivo para cancelamento do documento no SEI-ANTT.
§ 2º É vedado o cancelamento de documento declarado inválido, independente da motivação, tendo em vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.
§ 3º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades.
§ 4º Quando o documento a ser cancelado tiver sido assinado por diversas autoridades, o Termo de Cancelamento de Documento deverá ser assinado pela maior autoridade signatária.
§ 5º As minutas de documentos, mesmo que revisadas por outras minutas ou sua versão oficial, deverão, preferencialmente, não ser canceladas, visando manter o histórico e a integridade processual.
§ 6º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível.
Art. 42. É vedada a exclusão e o cancelamento de documento assinado por outra Unidade Organizacional.
Seção XI
Da Consulta Pública e Pedido de Vistas
Art. 43. Qualquer interessado poderá ter acesso aos processos e aos documentos no SEI, bem como acompanhar o trâmite dos processos, considerando-se para tanto as condições e os procedimentos estipulados na Lei n. 12.527, de 2011; no Decreto n. 7.724, de 16 de maio de 2012; e demais hipóteses legais de restrição de acesso.
§ 1º O acesso aos processos públicos será disponibilizado no portal da ANTT na internet, não se fazendo necessário, para tal finalidade, qualquer cadastramento ou formulação de pedido.
§ 2º O acesso a documentos e processos sobre os quais exista algum tipo de restrição ou sigilo, observado o disposto na legislação pertinente, ocorrerá diretamente pelo SEI ou por outro meio, preferencialmente eletrônico, limitando-se aos usuários comprovadamente interessados e previamente autorizados.
§ 3º Poderão solicitar acesso aos autos as partes integrantes ou interessados reconhecidos no processo, já qualificados nos autos, bem como terceiros interessados que justifiquem essa qualificação.
§ 4º A Unidade responsável pelo processo poderá, de ofício, disponibilizar o acesso externo aos legitimados para atuar no respectivo processo, considerando os dados de contato informados em meio legítimo nos autos.
§ 5º Os requerimentos de vista ou de cópia de documentos sobre os quais não incorra qualquer tipo de restrição de acesso ou aos quais o interessado já possua acesso diretamente pelo sistema serão indeferidos e não suspenderão o prazo de defesa, interposição de recurso administrativo ou pedido de reconsideração, ou apresentação de qualquer outra manifestação.
§ 6º O pedido de acesso de processos administrativos deve ser formalizado pelo requerente de forma individualizada.
Art. 44. Quando pertinente ou autorizado a concessão de vistas será executada por usuário interno:
I - da área detentora do processo, em caso de processo aberto apenas em uma unidade;
II - da área responsável regimentalmente pelo processo, em caso de processo aberto em múltiplas unidades ou concluído; ou
III - nos casos de intimação, pela unidade que expediu a intimação.
Paragrafo único. Nos casos de processos ainda em suporte papel, a unidade responsável pela operacionalização da concessão de vistas deverá previamente convertê-los para o SEI.
Art. 45. O prazo de atendimento dos pedidos de vista ou cópia de processo não poderá ser superior a 20 (vinte) dias, prorrogáveis por mais 10 (dez) dias conforme Lei nº 12.527/2011.
CAPÍTULO VI
DO USUÁRIO EXTERNO
Seção I
Do Credenciamento do Usuário Externo
Art. 46. O cadastramento do usuário externo junto ao SEI-ANTT é ato pessoal, intransferível e indelegável e dar-se-á mediante o preenchimento de formulário eletrônico denominado "Cadastro de Usuário Externo" disponibilizado no portal eletrônico da ANTT, a apresentação de cópia de documento de identificação oficial, com foto, contendo o número do Cadastro de Pessoa Física (CPF), e do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade preenchido e assinado, conforme modelo disposto no portal eletrônico da ANTT.
§ 1º A documentação para fins de credenciamento de que trata o caput deverá ser encaminhada:
I - preferencialmente, de forma eletrônica, por documento em formato PDF do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade assinado com Certificado Digital ICP-Brasil ou por meio da assinatura eletrônica a partir de sua conta pessoal do gov.br e, em seguida, pelo envio do PDF assinado digitalmente para o endereço de e-mail cgdoc@antt.gov.br;
II - por terceiros, presencialmente, na sede da ANTT ou em uma de suas unidades de protocolo, ou por meio de correspondência endereçada ao protocolo da sede da ANTT (Setor de Clubes Esportivos Sul - SCES, trecho 03, lote 10, Projeto Orla Polo 8 - Brasília - DF - CEP: 70.200-003.), mediante Termo de Concordância e Veracidade com firma reconhecida e cópia autenticada em cartório de documento de identificação; ou
III - pessoalmente, na sede da ANTT ou em uma de suas unidades de protocolo, conjuntamente com os documentos citados no caput, dispensado reconhecimento de firma e autenticação de cópia, mediante assinatura presencial do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade e apresentação do documento de identificação original.
§ 2º A ANTT poderá requisitar, a qualquer tempo, a apresentação dos documentos originais de que trata este artigo, fixando prazo para cumprimento.
§ 3º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma deste artigo são de responsabilidade exclusiva do usuário externo, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais adulterações ou fraudes.
§ 4º Poderão ser aceitos cadastros de usuários externos realizados em plataforma do governo federal de cadastro centralizado de identificação digital dos cidadãos (Acesso.gov.br).
Art. 47. O cadastro importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico, conforme previsto nesta Instrução Normativa e demais normas aplicáveis, habilitando o usuário externo a:
I - peticionar eletronicamente;
II - acompanhar os processos em que peticionar ou aos quais lhe tenha sido concedido acesso externo;
III - ser intimado quanto a atos processuais ou para apresentação de informações ou documentos complementares; e
IV - assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres.
Seção II
Das Responsabilidades do Usuário Externo
Art. 48. São de exclusiva responsabilidade do usuário externo:
I - o sigilo da senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;
II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aqueles contidos no documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;
III - a confecção da petição e dos demais documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;
IV - a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de Peticionamento Eletrônico ou Protocolo.GOV.BR até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados a ANTT para qualquer tipo de conferência;
V - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente;
VI - a realização, por meio eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais entre a ANTT e o usuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas intimação ou protocolização por meio diverso, exceto nas situações em que for tecnicamente inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade ou à instrução do processo ou outra exceção prevista em instrumento normativo próprio;
VII - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI ou em sistemas integrados, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23h59 do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo;
VIII - a consulta periódica ao SEI-ANTT, a fim de verificar o recebimento de intimações;
IX - a manutenção dos dados cadastrais atualizados;
X - as condições da rede de comunicação, o acesso ao provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas; e
XI - a observância dos períodos de manutenção programada, que serão realizadas, preferencialmente, no período da 0h00 dos sábados às 22h00 dos domingos ou da 0h00 às 6h00 nos demais dias da semana, ou durante qualquer outro tipo de indisponibilidade do sistema.
Seção III
Da Representação de Pessoas Jurídicas
Art. 49. O cadastramento de usuário externo será:
I - obrigatório para pessoas naturais ou jurídicas outorgadas ou que pretendam ser outorgadas, inclusive os arrendatários;
II - obrigatório para fornecedores que tenham ou pretendam celebrar contrato de fornecimento de bens ou serviços com a ANTT, ressalvados os casos em que a Agência figure como usuária de serviço público;
III - obrigatório para os demais agentes regulados; e
IV - opcional para os demais casos.
§ 1º As áreas responsáveis pelos processos operacionais devem exigir dos interessados ou de seus representantes, nos casos obrigatórios, o credenciamento como Usuário Externo no SEI, bem como o efetivo uso das funcionalidades de controle de representação diretamente no SEI, sob pena de declaração de incapacidade processual ou de irregularidade de representação.
§ 2º A partir do cadastro de representante como usuário externo, todos os atos e comunicação processual entre a ANTT e a entidade representada dar-se-ão por meio eletrônico e não serão admitidas protocolizações por meio diverso.
§ 3º O disposto no § 1º será excepcionalizado quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade ou à instrução do processo ou quando houver exceção prevista em instrumento normativo próprio.
§ 4º As pessoas naturais ou jurídicas que quiserem ser representadas por terceiros deverão utilizar as funcionalidades de controle de representação diretamente no sistema, emitindo e gerindo suas Procurações Eletrônicas no SEI.
Art. 50. O disposto nesta Instrução Normativa não exime o usuário externo de apresentar a devida documentação comprovando a legitimidade de representação ou o exercício de cargo ou função públicas no ato de obter vistas ou atuar em processo, conforme legislação em vigor, tais como procuração pública ou particular, estatuto social, termo de posse de cargo público, dentre outros.
CAPÍTULO VII
DO PETICIONAMENTO E INTIMAÇÃO ELETRÔNICOS
Seção I
Dos Aspectos Gerais
Art. 51. A ANTT, mediante opção do usuário, poderá realizar todas as comunicações, as notificações e as intimações por meio eletrônico.
§ 1º O disposto no caput deste artigo não gera direito subjetivo à opção pelo usuário caso os meios não estejam disponíveis.
§ 2º O usuário poderá, a qualquer momento e independentemente de fundamentação, observadas as obrigatoriedades dispostas no art. 49, optar pelo fim das comunicações, das notificações e das intimações por meio eletrônico, neste caso, o cadastro ativo como usuário externo junto ao SEI-ANTT será suspenso, inviabilizando as interações mencionadas no art. 47.
§ 3º A ANTT poderá realizar as comunicações, as notificações e as intimações por meio de ferramenta mantida por outro ente público.
Art. 52. As ferramentas usadas para os atos de que trata o art. 51 desta Instrução Normativa:
I - disporão de meios que permitam comprovar a autoria das comunicações, das notificações e das intimações;
II - terão meios de comprovação de emissão e de recebimento, ainda que não de leitura, das comunicações, das notificações e das intimações;
III - poderão ser utilizadas mesmo que legislação especial preveja apenas as comunicações, as notificações e as intimações pessoais ou por via postal;
IV - serão passíveis de auditoria; e
V - conservarão os dados de envio e de recebimento por, pelo menos, 5 (cinco) anos.
Art. 53. O Peticionamento Eletrônico do SEI-ANTT deve ser utilizado por usuário externo previamente cadastrado para envio de documentos digitais destinados à ANTT.
Paragrafo único. A ferramenta Protocolo.GOV.BR disponibilizada no portal do Governo Federal, no endereço eletrônico gov.br, deve ser utilizada para a mera protocolização de documentos junto à ANTT, quando não for necessária a interação mencionada no art. 47 e desde que não se trate de resposta a ato administrativo que exija expressamente a utilização do módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI-ANTT.
Art. 54. O Peticionamento Eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI da ANTT, abrangendo processo novo ou já existente, e fornecerá Recibo Eletrônico de Protocolo contendo pelo menos os seguintes dados:
I - número do processo no qual ocorreu a protocolização dos documentos;
II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;
III - data e horário do recebimento; e
IV - identificação do signatário da petição.
§ 1º O Peticionamento Eletrônico é composto por:
a) documento principal, em que deverá ser selecionado para upload o requerimento principal do processo, com indicação do setor ou autoridade a que se dirige, conforme dispuser o regulamento específico do pleito;
b) documentos anexos essenciais, quando configurados ao tipo de peticionamento, em que deverão ser selecionados para upload arquivos eletrônicos relacionados aos anexos que devem, obrigatoriamente, constar junto à peça inicial, conforme dispuser o regulamento específico do pleito; e
c) documentos anexos complementares, em que podem ser selecionados para upload arquivos eletrônicos relacionados aos anexos que podem, opcionalmente, constar junto à peça inicial, quando couber, e conforme dispuser o regulamento específico do pleito.
§ 2º O Peticionamento Eletrônico em tipo de processo específico ao assunto poderá ser enviado automaticamente à Unidade Organizacional competente, visando celeridade processual.
§ 3º Para peticionar eletronicamente em processo já existente, tipo intercorrente, o usuário externo deve informar o número do processo válido e realizar o upload dos arquivos eletrônicos atinentes.
§ 4º O Peticionamento Eletrônico do tipo intercorrente é encaminhado de acordo com as regras do sistema SEI, os demais são direcionados à unidade CGDOC, que fará a destinação à unidade competente.
Art. 55. Os documentos originais em suporte físico cuja digitalização seja tecnicamente inviável e os documentos nato-digitais em formato originalmente incompatíveis ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema poderão ser apresentados fisicamente à ANTT no prazo de 10 (dez) dias corridos contados do envio da petição eletrônica do documento principal, independentemente de manifestação da Agência, sob pena de invalidação ou de arquivamento.
§ 1º A petição a que se refere o caput indicará expressamente os documentos que serão apresentados posteriormente.
§ 2º O prazo disposto no caput para apresentação posterior do documento em meio físico não exime o interessado do atendimento do prazo processual pertinente, que deve ser cumprido com o peticionamento dos demais documentos, cujo envio em meio eletrônico seja viável.
§ 3º A definição de digitalização tecnicamente inviável de documentos em suporte físico e os formatos e tamanho máximo de arquivos suportados pelo sistema serão informados em página própria no portal eletrônico da ANTT ou no próprio sistema por meio do qual efetivar o peticionamento.
§ 4º Caso os documentos apresentados na forma do caput não observem as definições previstas no § 3º, o ato processual pertinente será considerado feito na data do Peticionamento Eletrônico atinente.
Art. 56. A utilização de correio eletrônico ou de outros instrumentos congêneres não é admitida para fins de peticionamento eletrônico, ressalvados os casos em regulamentação ou a lei expressamente o permitir.
Seção II
Da Disponibilidade do Sistema
Art. 57. O SEI estará disponível 24 horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.
§ 1º As manutenções programadas serão realizadas, preferencialmente, no período da 00h:00 dos sábados às 22 horas dos domingos ou da 00h:00 às 6 horas nos demais dias da semana.
§ 2º Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade quando:
I - for superior a 60 minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6 horas e as 23 horas; e
II - ocorrer entre as 23 horas e as 23 horas e 59 minutos.
Art. 58. Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta geral dos seguintes serviços ao público externo:
I - consulta aos autos dos processos; e
II - login no acesso externo do SEI.
§ 1º Não caracterizam indisponibilidade do SEI as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorrem de falhas nos equipamentos ou programas do usuário.
§ 2º A indisponibilidade do SEI definida no caput será aferida por sistema de monitoramento da ANTT e terá seu registro divulgado em página própria na Internet, devendo conter pelo menos data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade.
Seção III
Dos Prazos e Comunicações Eletrônicas
Art. 59. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.
§ 2º Para efeitos de contagem de prazo, não serão considerados os feriados estaduais, municipais ou distritais.
§ 3º A indisponibilidade do SEI por motivo técnico no último dia do prazo prorroga-o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.
§ 4º Identificada a indisponibilidade do SEI por motivo técnico por mais de 24 horas seguidas, a autoridade máxima da ANTT poderá suspender o curso de todos os prazos processuais em ato que será publicado no portal eletrônico da ANTT.
Art. 60. As intimações destinadas aos usuários externos ou às pessoas naturais ou jurídicas por eles representadas serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais.
§ 1º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente, certificando-se nos autos sua realização.
§ 2º A consulta referida no § 1º deste artigo deverá ser feita em até 15 (quinze) dias corridos contados do envio da intimação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo.
§ 3º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, e na hipótese do § 2º, nos casos em que o prazo terminar em dia não útil, a intimação considerar-se-á realizada no primeiro dia útil seguinte.
§ 4º Em caráter apenas informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, nos termos do § 2º deste artigo.
§ 5º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da intimação, os atos processuais poderão ser praticados em meio físico, digitalizando-se o documento físico correspondente.
Art. 61. A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI ou de sistema integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.
CAPÍTULO VIII
DO BOLETIM INTERNO ELETRÔNICO E DA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 62. O Boletim Interno Eletrônico é o veículo de publicação dos documentos gerados no SEI.
§ 1º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa ou com o resumo do documento.
§ 2º Documentos gerados no SEI que exigirem publicação no Diário Oficial da União (DOU) devem ser publicados no Boletim Interno Eletrônico, se necessário, somente após confirmação de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios a Seção, a Página e a Data do DOU correspondente.
§ 3º Para retificação ou republicação diante de incorreção no teor da publicação original de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio da funcionalidade de publicação relacionada.
Art. 63. Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.
Art. 64. A página de publicação oficial do SEI é pública e aberta para acesso pela internet, sem necessidade de qualquer cadastramento prévio.
CAPÍTULO IX
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 65. É vedada a abertura de novos processos e documentos em suporte papel, exceto nas situações previstas nesta Instrução Normativa.
Art. 66. Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.
Art. 67. O uso inadequado do SEI ficará sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 68. Procedimentos que envolverem trâmites em suporte físico deverão observar, no que couber, o disposto na Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.
Art. 69. Os casos omissos e as dúvidas oriundos da aplicação desta Instrução Normativa serão sugeridos pela CGDOC e decididos pela Diretoria Colegiada.
Art. 70. Ficam revogadas:
I - Resolução nº 56, de 08 de agosto de 2002;
II - Deliberação nº 365, de 11 de julho de 2018; e
III - Deliberação nº 198, de 12 de fevereiro de 2019.
Art. 71. Esta Instrução Normativa entra em vigor em 1º de setembro de 2023.
RAFAEL VITALE RODRIGUES
Diretor-Geral
Publicado Internamente pela ANTT em 16/08/2023